Controlling in der Jugendhilfe und Non-Proft-Organisationen
Abweichungen sind keine Schuldbeweise,
sondern Ausgangspunkt für zu treffende Maßnahmen. (Horváth)
Die Forderung nach einer besseren Steuerung der Jugendhilfe wird immer lauter. Dabei spielt auch das Instrument "Controlling" eine Rolle. Es besteht die Gefahr, dass die Jugendhilfe von verwaltunsgseitigen Steuerungsbemühungen (z.B. das "Neue Kommunale Finanzmanagement") überrollt wird, wenn sie sich nicht rechtzeitg um eigene Steuerungsansätze, z.B. durch ein eigenes Controling bemüht.
Was ist eigentlich Controlling?
"Das Controlling" ist in Unternehmen und anderen Organisationen in der Regel eine Stabsstelle oder gar eine Abteilung.
Was die dort beschäftigten Menschen genau tun, weiß eigentlich keiner. Auf jeden Fall kommen immer irgendwelche
Zahlentabellen dabei heraus…
Zahlen sind aber nicht das Wesen von Controlling. Sie sind nur Mittel zum Zweck. Controlling beschreibt im Kern eine
Denkweise und einen Prozess der Selbstüberprüfung einer Organisation: Erreichen wir unsere (selbst gesteckten)
Ziele? Das ist in Wirtschaftsunternehmen oft einfacher, als in Non-Proft-Organsiationen. Wenn das zentrale Ziel ist, am
Ende des Jahres einen Gewinn zu erzielen, so lassen sich alle Prozesse mehr oder weniger an diesem Ziel messen
(Eine zugegebener Maßen stark vereinfachte Sicht der Dinge).
In Non-Profit-Organisationen, wie z.B. öffentlichen Verwaltungen, sind Ziele oft nicht ganz so eindeutig,
ergeben sich i.d.R. aus gesetzlichen Aufträgen und Leistungen und "Produkte" sind bei Nicht-Rentabilität
nicht einfach einzustellen, bzw. "Rentabilität" ist eben nicht in Finanzgrößen zu messen.
Damit wird deutlich, dass Controlling hier im Detail anders aussehen und zu anderen Rückschlüssen
führen muss, als in der Wirtschaft.
Das Grundprinzip des Controlling
ist relativ einfach und vielseitig anwendbar:
Zunächst ist festzulegen, worauf sich das Controlling eigentlich beziehen soll. Controlling ist per se
nicht allumfassend, sondern beleuchtet die Entwicklung definierter Gegenstände/ Abläufe/ Umfeldentwicklungen, z.B.
die erzieherischen Hilfen eines Jugendamtes.
Für den jeweiligen Gegenstand sind Ziele zu definieren und zu den Zielen Messgrößen zu benennen. Dabei ist es zentral, auch tatsächlich die definierte Zielerreichung zu messen und nicht irgendetwas anderes, das gerade leichter messbar ist!
Nun kann überprüft werden, ob die formulierten Ziele erreicht wurden und im Falle von Abweichungen ist zu beachten: Abweichungen sind keine Schuldbeweise, sondern Ausgangspunkt für zu treffende Maßnahmen. Ergebnis soll ja sein, die gesteckten Ziele zu erreichen und nicht vermeintlich Schuldige zu bestrafen.
Daher ist eine Ursachenanalyse notwendig. Die ist aber oft nicht so einfach, wie das Feststellen der Abweichungen. In der Regel gibt es verschiedene denkbare Ursachen für das Verfehlen einer Zielvorgabe. Diese sind sorgfältig abzuwägen und anschließend Maßnahmen zur besseren Zielerreichung umzusetzen. Und schon geht der Controlling-Regelkreis von vorne los…
Noch ein Hinweis zu einem verbreiteten Begriffspaar: Fachcontroling und Finanzcontrolling werden oft als zwei sehr unterschiedliche Dinge formuliert. In Non-Profit-Organisationen kann es primär immer nur um ein Controlling der qualififzierten Leistungserbringung gehen. Dieses "Fachcontrolling" ist ohne eine Berücksichtigung von Ressourcen und Finanzgrößen nicht denkbar.
Last - not least: Controlling muss so umgesetzt werden, dass die "betroffenen" Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dadurch Unterstützung zur besseren Umsetzung ihrer Aufgabe erhalten.
Ich kann also nicht ihr Controlling "machen". Aber ich qualifiziere Sie gerne und berate Sie bei der Einführung fachbezogener Controlling-Prozesse in ihrer Organisation. Kontakt
nach obenLiteratur und Downloads
Vortrag "Handlungsorientiertes Controlling im Jugendamt" (Jugendamtsleitertagung des Landesjugendamtes Rheinland,
24.10.2006, Präsentation als
PDF-Datei von www.jugend.lvr.de
Hopmann, Andreas:Handlungsorientiertes Controlling: Die Zahlen sind das geringste Problem
, in Jugendhilfe-Report,Heft3/2006, Hrsg.: Landesjugendamt Rheinland
Hopmann, Andreas: Controlling und Steuerung - Elemente oder neues Verständnis von Planung?
in Maykus (Hg.): Herausforderung Jugendhilfeplanung, Weinheim, 2006
Horváth&Partners: Das Controllingkonzept, 6. Aufl., München, 2006
Hopmann, Andreas:
Handlungsorientiertes Controlling: Die Zahlen sind das geringste Problem, in Jugendhilfe-Report, Heft3/2006